Summer Party Berner : les coulisses d’un événement d’entreprise pour 350 personnes

Organiser une Summer Party pour plusieurs centaines de collaborateurs ne consiste pas simplement à installer quelques animations dans un parc.

Il faut imaginer une expérience capable de faire participer les équipes, gérer les flux, créer des temps forts et proposer suffisamment d’activités pour que chacun puisse profiter de l’événement à son rythme.

C’est le défi que nous a confié Berner pour sa Summer Party réunissant près de 350 personnes.

Pour cet événement, Linkelite a imaginé un dispositif complet articulé autour de trois univers : des olympiades en équipe, un espace d’animations en accès libre et une zone chill.

Un événement pensé autour de trois expériences

Dès la conception du projet, notre objectif était d’éviter un événement reposant sur une seule animation centrale.

Avec plusieurs centaines de personnes présentes simultanément, il fallait pouvoir répartir naturellement les participants sur différents espaces.

Nous avons donc imaginé trois pôles complémentaires.

1. Des olympiades pour créer un véritable temps fort

Premier pilier de l’événement : une grande olympiade permettant aux collaborateurs de s’affronter par équipes.

Le défi était surtout organisationnel : faire participer simultanément un grand nombre de personnes tout en évitant les temps morts et les files d’attente.

Nous avons construit un parcours autour de 7 épreuves :

• Tir à l’arc
• Cible de football géante
• Bubble
• Golf
• Blind test
• Movie Wall
• Escape game

Les équipes évoluaient selon un système de rotations défini en amont afin que chaque groupe puisse enchaîner les épreuves dans les meilleures conditions.

Au-delà de la simple compétition, l’objectif était surtout de provoquer des échanges entre collaborateurs dans un cadre totalement différent de leur quotidien professionnel.

Des animations spécialement créées pour Berner

L’une des particularités de ce projet était notre volonté de ne pas proposer uniquement des animations existantes.

Certaines épreuves ont donc été adaptées ou entièrement conçues pour l’événement.

Un escape game dans l’univers du garage

Nous avons notamment imaginé un mini escape game inspiré directement de l’univers de Berner.

Planning d’interventions, outils, commandes fournisseurs, contrôle qualité…

Les participants devaient résoudre plusieurs énigmes afin de retrouver les chiffres permettant d’ouvrir le cadenas final.

Un format volontairement court et rythmé, pensé pour pouvoir s’intégrer à une olympiade tout en conservant les mécaniques d’un escape game.

Le Movie Wall transformé en épreuve

Autre animation intégrée aux olympiades : notre Movie Wall.

Le principe : observer un visuel regroupant de nombreuses références à la pop culture et au cinéma et tenter d’en identifier un maximum dans un temps limité.

Une animation particulièrement adaptée au team building puisque les participants doivent mettre leurs connaissances en commun pour progresser.

Un blind test pour faire jouer toutes les générations

Impossible d’imaginer des olympiades sans une épreuve musicale.

Nous avons donc conçu un blind test mêlant plusieurs décennies et différents styles afin que chaque génération puisse apporter ses connaissances à son équipe.

Là encore, l’objectif était autant la performance que les discussions et les souvenirs provoqués par les morceaux.

Un espace d’animations en accès libre

Tout le monde n’a pas forcément envie de participer à une compétition pendant toute une Summer Party.

Nous avons donc créé un deuxième espace où les collaborateurs pouvaient circuler librement et profiter des animations quand ils le souhaitaient.

Au programme notamment :

baby-foot, fléchettes, jeux en bois, pétanque éphémère, arcade basket, cornhole et photobooth.

Ce fonctionnement permet de donner beaucoup plus de liberté aux invités.

Certains vont chercher la compétition, d’autres vont préférer discuter autour d’une partie de pétanque ou simplement regarder leurs collègues jouer.

C’est précisément cette diversité qui permet de créer un événement capable de réunir des profils très différents.

Une zone chill pour ralentir le rythme

Troisième univers imaginé pour l’événement : un espace plus calme.

Après les olympiades et les différentes animations, les participants pouvaient notamment retrouver un caricaturiste ainsi qu’une animation de magie close-up.

L’objectif était de créer une rupture avec les activités sportives et compétitives et de proposer des expériences davantage basées sur l’échange et la convivialité.

Le véritable défi : coordonner plusieurs centaines de participants

Sur ce type d’événement, les animations ne représentent finalement qu’une partie du travail.

Le véritable enjeu se situe souvent dans ce que les participants ne voient pas.

En amont, il faut réfléchir aux flux, aux rotations des équipes, aux durées des épreuves, aux distances entre les espaces, au matériel nécessaire et à la coordination des différents animateurs et prestataires.

Chaque activité doit également être pensée en fonction du lieu.

Pour le tir à l’arc, par exemple, nous avons défini une zone spécifique avec des distances de sécurité importantes vis-à-vis des autres animations.

Pour les olympiades, chaque équipe disposait d’un parcours permettant de répartir les participants sur les différentes épreuves.

Et le jour J, l’ensemble des animateurs devait être coordonné afin que les changements d’épreuves interviennent simultanément.

C’est tout ce travail invisible qui permet ensuite aux participants de simplement profiter de leur journée.

Ce que nous retenons de cette Summer Party

Un événement de cette taille permet également d’apprendre.

Certains espaces auraient par exemple gagné à être plus proches les uns des autres afin de faciliter encore davantage la circulation des participants.

Le timing des olympiades peut également être ajusté pour laisser davantage de temps aux équipes pour profiter des animations libres après la compétition.

Enfin, nous avons une nouvelle fois constaté à quel point une mécanique de jeu peut rapidement réveiller l’esprit de compétition !

Ces retours terrain sont précieux.

Ils nous permettent d’améliorer continuellement nos dispositifs et de concevoir les prochains événements avec encore plus de précision.

Organiser une Summer Party ou des olympiades pour votre entreprise

Cette Summer Party Berner illustre parfaitement notre manière de travailler chez Linkelite.

Nous ne cherchons pas simplement à additionner des animations.

Nous réfléchissons à l’expérience globale : qu’est-ce que les participants vont vivre ? Comment vont-ils circuler ? Comment créer des interactions ? Quels seront les moments dont ils parleront encore quelques jours plus tard ?

Selon le nombre de participants, le lieu, les objectifs et le budget, nous pouvons ensuite construire un dispositif entièrement adapté à l’événement.

Olympiades, team building, animations digitales, photobooth, casino, pétanque éphémère, magie, animations musicales ou créations sur mesure : chaque projet peut être imaginé différemment.

Vous organisez prochainement une Summer Party, un anniversaire d’entreprise, un séminaire ou une journée de cohésion ?

Parlons de votre projet et imaginons ensemble une expérience qui donnera réellement envie à vos collaborateurs de participer.